De Kanban methode is een manier om werk of processen te definiëren en te managen, om als uiteindelijke doel een efficiëntere aanpak van projecten te realiseren. Het is een vorm van Agile werken en wordt vaak in combinatie gebruikt met het bekende Scrummen, hoewel ze op papier wel concurrenten van elkaar zijn. Tevens is de Kanban methode een handige aanpak voor effectief thuis te werken.
Snel naar;
- Hoe werkt een Kanban?
- Fases van de Kanban planning
- Kanban programma’s
- Gerelateerde proces planners
- Veelgestelde vragen
Een Kanban systeem is gemakkelijk te implementeren in elke organisatie voor terugkerende taken en processen. Dankzij een Kanban bord wordt namelijk de gehele planning visueel en overzichtelijk voor elke laag in de organisatie. In realiteit geven technologie bedrijven vooral vaak de voorkeur aan dit proces om alle stakeholders duidelijk in kaart te kunnen brengen en processes te automatiseren.
De kracht van deze methode zit in het zichtbaar maken van het werk en de kennis van de stakeholders dat komt kijken bij het realiseren van een project. Daarnaast hebben de stakeholders invloed op de gehele workflow en kan iedereen gemakkelijk ingrijpen bij bottlenecks en blockers.
Hoe werkt een Kanban aanpak?
Een Kanban systeem is eigenlijk een simpele visuele weergave van het werk dat verzet moet worden. Dit lijkt natuurlijk vrij straight forward maar er komt bij een simpele opdracht vaak veel meer kijken dan op het eerste oog te zien is. Nu vraag je jezelf vast af; wat is dan het verschil met een Gantt chart want deze geeft ook een visuele weergave van een projectplanning? Klopt, maar in tegenstelling tot een Gantt chart geeft Kanban stakeholders de kracht om flexibel om te gaan met het werk dat verzet moet worden om een taak tot een succes af te ronden. Waar een Gantt chart een overzicht geeft brengt een Kanban visueel detail met zich mee om processen te optimaliseren.
Er zijn verschillende type kanban methodes zoals de; Vervoerkanban (conveyance kanban), Productiekanban (production kanban), Verkoperkanban (vendor kanban) en Signaalkanban (Signal kanban). In de basis zijn ze allemaal hetzelfde zoals ik in dit artikel beschreven heb.
Elke Kanban visualiseert de verschillende taken per project en deelt deze op in stories (korte samenvatting van het idee). De Kanban planning bestaat dan uit vier of meerdere fases; To do, In progress, Testing en Deploy. Afhankelijk van de organisatie kunnen deze fases verschillen, soms is het namelijk nodig om een extra selectie ronde, QA of dergelijke in te bouwen. Of misschien wel een geheel refinement (herinvulling) van het ticket.
Voordat je een Kanban methodiek gaat implementeren in de organisatie is het handig om eerst de organisatie doelen via een OGSM op orde te krijgen.
Fases van een Kanban planning
Hieronder geven we een uitleg per fase en welk werk deze met zich meebrengt. Als voorbeeld hanteren wij voor deze Kanban uitleg een feature (nieuwe functionaliteit) request voor de website. Het voorbeeld; de stakeholders willen een tweede conversie element toevoegen onderaan elke relevante pagina op de website. Dit om uiteindelijk meer conversies te maken. We gaan eerst beginnen met het ticket vorm te geven via een story.
Stories
Een story of idee is eigenlijk niks anders dan de beknopte beschrijving van de taak of nieuwe feature en waarom deze nodig is. In ons voorbeeld gaat het om een extra conversie element onderaan de webpagina. De verwachting is dit element de conversie ratio’s en de engagement op de pagina ten goede gaat komen. In het Engels noemen ze dit vaak de “user story”, het verhaal achter het idee.
Fase 1: To do
Om het extra conversie element te realiseren zijn er verschillende stakeholders nodig. De taken voor elke stakeholder worden opgedeeld in Kanban tickets (post it’s mocht je het offline willen doen). Zo zijn er Kanban tickets voor de design afdeling nodig voor de visualisatie van het extra conversie element. Daarnaast moet de IT afdeling het conversie element werkende gaan krijgen door de code erachter te coderen. Uiteraard moet er ook getest worden en heeft het Conversie team inspraak in de deploy en tracking ervan.
We hebben nu drie tickets die niet allemaal tegelijk doorgevoerd kunnen worden. Want ze zijn afhankelijk van elkaar. We zullen dus eerst design aan de slag moeten zetten om vervolgens IT en het conversie team in te schakelen. Maar laten we voor dit voorbeeld zeggen dat we het design al af hebben en we alleen naar het Kanban process van IT en het Conversie team kijken.
Fase 2: In progress
De design tickets zijn afgerond en het IT team heeft de tickets voor het conversie element een pull gegeven (opgepakt als nieuwe taak). Echter, komen ze erachter dat het ticket niet geheel duidelijk is en doen een aanvraag; request for refinement (optimaliseer het ticket). Na een verbetering en verduidelijking van het ticket door de stakholders kan IT aan de slag met het nieuwe conversie element. Het Kanban process is nu gestart omdat IT een pull heeft gedaan van de opdracht en bezig is met coderen.
Fase 3: Testing
Na een week is de IT afdeling klaar met het coderen van de nieuwe feature en ze geven aan dat deze getest kan gaan worden. De stakeholders en het A/B testing team van Conversie afdeling gaan aan de slag op een beta of demo omgeving van de website. De stakeholders geven eventuele feedback waarna IT de feature gaat finaliseren. Als alles getest is en werkt kan er gestart worden met de laatste fase namelijk de deploy of livegang.
Fase 4: Deploy
In fase 4 wordt er eigenlijk niks anders gedaan dan het deployen of livezetten van het extra conversie element. De gehele Kanban planning is nu doorlopen. De tickets kunnen worden verwijderd van het Kanban bord.
De betekenis van Kanban is afgeleid van het Japanse “kan” wat staat voor visueel en “ban” wat bord betekend. Samen maken ze het woord visueel bord.
Kanban programma’s
Tegenwoordig zijn er verschillende online tools waarmee het mogelijk is om een Kanban systeem te implementeren. De meest bekende en uitgebreide versie is Atlassian Jira. Deze tool heeft de meest intuïtieve interface voor backlogmanagement en scrumboards a la Kanban. Echter, is het geen gratis tool.
Op zoek naar een goede gratis variant dan kan ik Trello aanraden. Deze tool doet eigenlijk precies hetzelfde alleen heeft net wat minder opties maar is gratis. Uiteraard is er ook een betaalde versie met wel heel veel opties.
Enkele andere opties zijn Asana, Basecamp, Microsoft Project & Portfolio Management (PPM) en Smartsheet.
Handige boeken
Om werknemers in te lichten over de nieuwe processen binnen het bedrijf is het handig om één van de volgende boeken als naslagwerk erbij te houden. Het Nederlandstalige boek “Kanban in de praktijk” of het Engelstalige boek “Kanban – Successful Evolutionary Change for Your Technology Business“, mijn voorkeur gaat uit naar de Engelse variant gezien die meer details weergeeft.
Interessante video om Kanban te leren in 5 minuten
Gerelateerde proces verbeteraars
Agile werken kent vele organisatiemodellen maar de bekendste tegenhangers van de Kanban methode zijn Scrum, Extreme programming, Dynamic Systems Development Method (DSDM) of Test-Driven Development (TDD). Elke procesverbeteraar heeft zijn eigen plus –en minpunten. Ik geef zelf de voorkeur aan Kanban of Scrum.
Veelgestelde vragen
De Kanban methode kan gebruikt worden om repetitieve process en taken inzichtelijk te maken met uit eindelijk doel het geheel te doorlopen traject efficiënter te maken. Dit gebeurd door elke taak te visualiseren voor de stakeholders op een Kanban bord.
Vijf voordelen van de Kanban methode zijn;
1. Hoge mate van flexibiliteit gedurende het gehele process om een taak te volbrengen.
2. Focus bij repetitieve taken dat zorgt voor een steady oplevering
3. Reduceert onnodig werkt en zo ook verspilde tijd
4. Verhoogt de productiviteit en efficiëntie van werknemers of teams
5. Teams blijven focus houden om hun doel te halen.
Twee grote nadelen van de Kanban methode zijn;
1. Onregelmatige taken kunnen het kanbanproces ondoeltreffend maken. Het kanban-systeem gaat namelijk uit van stabiele, repetitieve productieplanning. Fluctuaties in de vraag voor bijvoorbeeld IT resources of producten kunnen de werking van het kanban-systeem zo negatief beïnvloeden. Dit komt omdat er vanaf de initiële planning afgeweken moet worden wat het gehele proces beïnvloedt.
2. Doordat de kanbanflow de gehele organisatie efficiënter maakt is het lastiger om resources van andere teams te gebruiken. Dit kan vertragingen veroorzaken bij ad-hoc taken of projecten.
De Kanban methode is zeer gemakkelijk te implementeren in elk type organisatie. Het visualiseert de werkzaamheden van elke werknemer/team zodat iedereen precies weet welke taken verricht moeten worden om het einddoel te halen. Dit zorgt voor een grote mate van efficiëntie binnen de organisatie en reduceert werktijd en uiteindelijk kosten.
Bronnen:
Custom Kanban: designing the system to meet the needs of your environment
Kanban, MRP, and Shaping the Manufacturing Environment
Kanban Controlled Pull Systems: An Analytic Approach